پایه‌های روابط عمومی در اوایل قرن بیستم گذاشته شد و از آن زمان تا‌کنون که حتی کوچکترین سازمان‌ها و شرکت‌ها به زیب چنین دفتری آراسته‌اند. دست‌یابی به یک شناخت کامل و یک تعریف جامع از روابط عمومی میسر نشده است. اما با وجود این تعاریف مختلفی که به‏وسیله‏ی صاحب‌نظران ارائه شده ، نقاط اشتراکی را در زمینه‏ی اهمیت، وظایف و تاثیر‌‌ آن بر جوامع تعیین و مشخص کرده است.
امروزه حتی در این مورد نیز اتفاق نظر کافی وجود ندارد که روابط عمومی علم است یا یک هنر. در حالی که برخی آن را به علت استفاده‏ی اجتناب‌نا‌پذیر از علوم اجتماعی، علم می‌شناسند و بعضی از آن به عنوان هنر «مردم‏داری» یاد می‏کنند که توجه به افکار عمومی را محور فعالیت‌های خود قرار داده است؛ گروه سوم از آن به عنوان فن و هنری نام می‏برند که برای نیل به مقصود از علوم اجتماعی بهره ‌می‌جوید. حتی زنده‏یاد رسول امان‏الهی یکی از کارشناسان صاحب نظر روابط‌عمومی را به عنوان هنر هشتم مطرح کرد که برای دست‌یابی به هدف‌های تعیین شده از هفت هنر قبلی استفاده می کند.
آن‏چه مسلم است روابط‌عمومی برای اداره کردن نظام خود، علاوه بر تجارب ژورنالیستی که از اهمیت فوق‌العاده‌ای برخوردار است به بینش‌های دیگری از جمله مدیریت، برنامه‌ریزی، روانشناسی و جامعه‌شناسی نیازمند است.

فرهنگ «وبستر» روابط‌عمومی را عملی در زمینه‏ی درک عامه از سازمان و ترغیب آن‏ها برای داشتن حسن نیت نسبت به آن سازمان تعریف کرده و دایره‌المعارف بریتانیکا نیز تعریف مشابهی دارد و هر دوی آن‏ها، فرد را به عنوان یکی از طرف‌های احتمالی روابط‌عمومی به حساب آورده‌اند. اما واقعیت این است که در فعالیت‌های روابط‌عمومی نباید شخصیت‌های حقیقی به طور فردی مطرح باشند، بلکه در یک طرف رابطه، یک جمع سازمان‌یافته است با شخصیت حقوقی و در طرف دیگر جوامع مخاطب با اعتباری گوناگون و گاه یکسان قرار دارند. تعریف دیگری، روابط‌عمومی را ابلاغ اطلاعات واقعی سازمان به مخاطبان و کسب نظر آنان به منظور ایجاد حسن تفاهم می‏داند.
از منظری دیگر، روابط عمومی را دانشی تلقی ‌می‏کنند که به وسیله‏ی آن سازمان‌ها، آگاهانه می‌کوشند به مسوولیت اجتماعی خود عمل کنند تا بتوانند تفاهم و پشتیبانی کسانی را که برای سازمان یا موسسه اهمیت دارند به دست آورند.
رکس هالو در کتاب «ماهیت روابط‌عمومی» آن را هنری می داند که سازمان به کمک آن، خود را مورد علاقه و احترام مخاطبان می‌سازد.
بنابه تعریف یونسکو روابط عمومی بخشی از کار مدیریت ،تقویت کننده روابط دو جانبه ،خلق تفاهم و همکاری در جلب اعتمادمردم ،حافظ منافع مردم و سازمان ، ارائه دهنده کار مفید بهره گیری ازافکار و عقاید مردم و کنترل وهدایت آن در جهت اهداف تعیین شده با استفاده منطقی ،علمی وعملی از ابزارهای موجود .
برای پرهیز از طولانی شدن کلام، از ذکر تعاریف دیگر صرفنظر می‌کنم و به تعریفی که انجمن جهانی روابط‌عمومی آن را پذیرفته است می پردازم.
روابط عمومی بخشی از وظایف مدیریت سازمان است و علمی است ممتد و مداوم و طرح‌ریزی شده، که از طریق آن، افراد و سازمانها می‌کوشند تا تفاهم و پشتیبانی کسانی را که با آنها سروکار دارند به دست‌آورند.
کلید واژه‌هایی که در تعاریف مربوط به روابط‌عمومی تکرار می‌شوند و ما را در شناخت و درک جایگاه این نهاد پر‌ اهمیت کمک می‌کنند عبارتند از: هنر، علم، سازمان، اطلاعات واقعی، مخاطبان، حسن تفاهم، پشتیبانی و مشارکت مردمی، تلاش آگاهانه، اقدامات عملی و قابل اجرا، ارتباط دو سویه و روابط عمومی به عنوان بخشی از وظایف مدیریت و ...
اندیشیدن به این کلید واژه‌ها ما را به سوی آن شِمای کلی در روابط عمومی هدایت می‌کند که نشانگر وظیفه خطیر آن در جهت ترجمان برنامه‌ها، سیاست‌ها و استراتژی‌های هر سازمان برای مخاطبان با نگرش‌ها و توقعات مختلف است و در عین حال به اهمیت تنظیم روابط بر مبنای منافع متقابل تاکید دارد و موید این مطلب است که در روابط عمومی با اتخاذ تصمیم‌های لازم تلاش می‌کند هم در برنامه‌ریزی سازمان و هم در افکار عمومی تاثیرات سازنده بر جای بگذارد و مشارکت عمومی را جلب کند.
روابط عمومی هنر است لذا باید برنامه‌های آن با زیبایی و ظرافت هر چه تمامتر و منطبق بر سلیقه‌های مخاطبان و در عین حال با هدف اصلاح سلیقه‌ها اجرا شود.
روابط عمومی علم است لذا باید همه حرکت های آن مبتنی براصول علمی باشد و از منظر روانشناسی ، جامعه شناسی و مدیریت صورت پذیرد .
در روابط عمومی سازمان یک رکن محسوب می شود لذا همه سیاستگذاریها باید درجهت اهداف واستراتژیهای سازمان شکل گیرد ونه بر اساس سلیقه های فردی.
در روابط عمومی اطلاعات واقعی ارزش پیدا می‌کند، لذا ارائه اطلاعات ناقص و واهی در بلند مدت حیثیت سازمان را مخدوش خواهدکرد . در روابط عمومی مخاطبان جایگاه تعیین کننده دارند کمترین بی‌توجهی به آنان همه برنامه ها رابه رغم تمام سرمایه گذاریهای مادی و معنوی با شکست کامل روبرو می‌کند. 
حسن تفاهم در برنامه‌ریزی های روابط عمومی یک اصل اساسی است و هر برنامه و حرکتی که با اعتقاد کامل به این اصل صورت نگیرد، راه به جایی نخواهد برد.
پشتیبانی و مشارکت مردمی، از اساسی ارین هدفی است که روابط عمومی آنرا دنبال می کند، افکار عمومی باید سازمان و برنامه های آنرا باور کند، تا خود را برای همراهی آماده سازد. برای دستیابی به این هدف باید همه تلاش های مشروع به کار گرفته شود.
روابط عمومی بر تلاش آگاهانه تاکید دارد، یعنی حرکت صرف مورد نظر نیست. باید مبدا و مقصد معلوم شود و شیوه حرکت با توجه به مقدورات طراحی گردد. باید هم نیرو ها بکار گرفته شوند و از هر آنچه که مانعی در جهت رسیدن به هدفها به شمار می‌رود، پرهیز شود. به عبارت دیگر حرکت کور ما را به هدف نخواهد رساند. باید با شناخت و آگاهی کامل حرکت کرد.
پیشنهاد اقدامات عملی، شرط اولیه پیروزی است. آرمان خواهی، بی آنکه مبنای علمی، تجربی و عقلی داشته باشدما را در سراب آرزو ها گم می‌کند. برای رسیدن به مقصد باید سنجیده فکر کرد.
ارتباط دو سویه ضامن شکل گیری یک برنامه موفق است، و تا زمانی که موفق نشویم مشارکت مخاطبان را جلب کنیم و آنها را به پیگیری سیاست‌های ارائه شده خود، علاقه مند سازیم. به مثابه پرواز با یک بال خواهد بود. اگر بپذیریم که هسته اصلی و عنصر اولیه روابط عمومی، امر ارتباط است، با عنایت به این واقعیت که از میان نامگزاری‌های مختلفی که برای عصر حاضر انجام پذیرفته است، عصر ارتباطات جامع‌ترین نام است.اهمیت کار روابط عمومی به وضوح مشخص می شود. روابط عمومی بر شانه راست خود بارِِ اطلاع رسانی، و بر شانه چپ خود بار اقناع را حمل می‌کند. و این دو بزرگراه هایی هستند که به هدف نهایی یعنی حسن تفاهم منتهی می‌شوند.
متاسفانه این معادله در روند مطالعات علوم اجتماعی به اثبات رسیده است که هرچه سازمان های اداری و اجتماعی بزرگتر و کاغذ بازی حاکم بر آنها بغرنج‌ترشود، فاصله انسانها از آنان زیادتر می‌شود.
به رغم ابلاغ جایگاه روابط عمومی‌ها، ازسوی شورای عالی سیاست گزاری دولت و تعیین وظایف آنها و تخصیص بودجه لازم، باید پذیرفت که عدم شناخت برخی از مدیران نسبت به این جایگاه و تلقی خاص آنها از روابط عمومی به عنوان نهادی وابسته صرفا برای تبلیغ مدیریت، این نهاد نتوانسته است تا کنون به طور شایسته و بایسته عمل کند. و البته این مشکل منحصر به کشور ما نیست، حتی در آمریکا زادگاه این علم جدید، نیز بساری از مدیران به باورهای درست در این باره دست نیافته‌اند.
به نظر می‌رسد عمده‌ترین نقش روابط عمومی آن است که خواسته اجتماعی را به درون سازمان منعکس کند و شرایطی فراهم سازد که تصمیم‌گیری‌ها ار طریق شناخت کامل نیازهای ‌واقعی و محدودیت‌ها و امکانت صورت‌گیرد.
روابط عمومی باید در جهت ایجاد یک ارتباط سالم و سازنده، با مطبوعات بکوشد و برای هدایت افکار عمومی در مسیر منافع ملی، رسانه‌های عمومی را به بهترین شکل ممکن بکارگیرد.
در بسیاری از موارد، دانش و آگاهی مردم درباره عملکرد سازمان‌ها و هدفهای تعیین شده کافی و کامل نیست و به هنگام تصمیم گیری‌های حیاتی نمی توانند بر مبنای واقعیت ها داوری کنند، بنا‌براین باید نهادی وجود داشته باشد تا اطلاعات مورد نیاز مردم را به فوریت و وضوح در اختیارشان بگذارد. و روابط عمومی می توانند از طریق تجهیز افکارعمومی، شرایط را برای اتخاذ تصمیم های درست و به موقع مساعد سازند.
مطبوعات در این را خطیر یار و یاور روابط عمومی‌ها هستند و روابط عمومی ها وظیفه دارند خوراک اطلاعاتی کافی را برای این رسانه ها فراهم سازند و در پذیرش عوامل مطبوعات نهایت همکاری و همراهی را معمول بدارند.
در پایان باید گفت که به روایتی از روابط عمومی به عنوان چشم و گوش مدیریت یاد می شود، لذا هرگونه حمایت و پشتیبانی مدیران ار این نهاد کمک به تحقق اهداف سازمان تلقی میشود و این عقلائی‌ترین برخورد با نهادی به نام روابط عمومی است.

برگرفته از prsir.org

نویسنده :امیر عباس تقی پور